一提到外贸，大家立马就想到时差，就想到需要加班，需要熬夜，所以很多人对外贸工作的印象就是戴着黑眼圈在上班。事实上是不是这样的呢？为什么要熬夜？怎么样做才可以不熬夜呢？
从2007年创业到2015年，公司缓慢成长，需要大量的积累客户数据，招聘培训人，大量的做打样单、报价单、采购单、形式发票、物流单证等等，跟进订单，打包装，送拿货，反正就是什么事情都要做，时间总是不够用，所以常常熬夜，晚上一两点睡觉都很正常，有的时候熬通宵。特别是冬天，熬夜到四五点回家，出门又饿又冷，然后就在茶山镇茶园路的杭州小笼包吃点东西再回家，以至于这个餐馆的老板和老板娘都认识我，见证了我多年熬夜加班的过程。
这个熬夜不是熬夜打游戏，而是熬夜做各种单据表格，回复客人，跟进订单等等，甚至早期还需要自己复核各种结算，真正是集各种工作于一身，身兼多职，之所以这么辛苦，是为了多赚钱，也是为了公司能够活下去。
大家会说，你当老板要熬夜，这个是你自己愿意嘛。员工需不需要熬夜呢？
我们公司有几个例子值得分享。林子姐是2010年加入我们公司，她算是公司的一个勤奋努力的代表，早期为了及时跟客人沟通好订单细节，晚上睡觉调闹钟每2个小时响一次起来查看和回复邮件，这个应该是最极端的了。林子姐在结婚的当天还在公司群沟通工作，生完小孩的当天还在公司群谈工作，这是我们公司的劳模。
2013年入职的Fische和Andy，在2014年几乎每天熬夜到凌晨2点在宿舍加班，主要是做客户开发，收集客户网址和邮箱，发送客户开发信，非常努力，在2014年年底拿到了33万的提成，入职第一年就能拿到33万的提成，这在公司还是一个纪录未被打破。
蒋先生，2008年加入我们公司，客人主要以美国的一些知名品牌为主，大客人订单多，客人也多，所以长期反转时差，晚上回复跟进客人，天亮时睡觉，上午十点或者十一点起来跟跟单和供应商沟通。蒋先生是我们公司的销售冠军，但是长期熬夜，导致身体免疫功能下降，对身体伤害也很大。
熬夜加班，肯定不是好事情，肯定有地方没有理顺。就像有个视频说的，烦就是因为没有理顺，顺了就不烦了。忙，也就是没有安排好时间，或者没有安排好事情，或者没有用好工具。
创业初期人员少，经验不足，需要花时间花精力摸索和学习，这个从某种道理上也说得过去，但是如果长期这样，就一定是有问题。
我们逐渐地招聘专门的跟单同事、财务也好几位同事，同时引用了ERP业务流程管理软件，对业务优秀的同事，因为订单多任务重，就招聘了助理进行任务分担。
有了ERP软件，就不用浪费太多的时间去做表格，可以节省大量的时间。每个业务员的数据也可以通过系统可以查看，不需要担心数据凌乱无法管理。
有了专门的跟单同事，外贸业务员就不用花大量的时间去帮重庆和深圳的同事跟单，就可以节省大量的时间做业务，收集客户数据，发客户开发信。业务员的时间很宝贵，所以不能浪费太多的时间在跟业务无关的事情上，尽可能多的花时间找客户，和客户沟通，跟进自己的订单流程，避免哪个细节出错。这样业务员增加的效率赚回来的利润就可以招更多的人。
每个业务员自己有二三十个优质客户，基本上时间就会被占完。想要开发出更多的新客人，做更多的订单，就会挤压自己的休息时间。这个问题一直很无解，我们都提倡自己的事情自己干，但是最后会发现这是一个谬论。自己的事情也可以别人干，你为别人提供报酬，让别人赚到钱，让别人学会技能，这是互惠互利的事情啊。而且你自己就有更多的时间去做更多的事情啦，把自己的时间更加高效化，这样就可以赚回几倍的利润。
我也逐渐地把自己手里的客人交给团队成员去跟进，自己不再做销售，只做培训指导工作，不断地找新的方法和团队分享，不断地找一些新的产品和供应商，新的客户领域和团队分享，团队就更有方法、更有方向找到更多客人。这比我自己做业务销售量可大多了。我的认识就是，不要只靠自己，自己再厉害，就像齐天大圣孙悟空一样，你再厉害，妖怪多了你也打不过来。你只有可以大量的复制自己，你才可以打更多的妖怪。所以我就把我知道的所有技巧都教给团队，让他们成为优秀的外贸业务员，他们都做得非常不错了，公司自然就发展得不错。
到了2018年左右，公司招聘的人越来越多，办公室越换越大，我们就在思考一个问题。我们的外贸业务员把时间花最多做的时间是什么？是找客户，发邮件，那这个能不能通过软件代替呢？于是我们就找到了一些计算机领域的专家建立校企联合项目，开始着手软件的研发。
到2021年软件终于研发出来，可以大大地提高效率，可以一键找回几千个甚至几万个客人回来，业务同事就不用再一个一个复制粘贴了，还可以群发邮件，这样就节省了大量的时间。想当初，靠人工每个小时最多找50个客户数据，现在一个小时可以找一千个，这个效率提高了20倍，对我们销售工作效率提高了太多。
外贸工作，熬夜，主要就是找客人、做单据、发邮件，如果用软件代替了这些工作，就没有必要熬夜了。软件帮我们省去大量的手头工作，这让我们效率更高。
有的同事说，但是时差仍然存在啊。对的，时差仍然存在，但是我们逐渐地养成让客人来迎合我们的时间。正常睡觉起床，在睡前和上班的时候回复客人邮件，让他们知道我们的作息，他们也就慢慢适应我们了。
要不要迎合客人的时间，这个不重要。重要的是，你有没有帮助客人解决问题，能不能按时按质提供给客人他们想要的产品，这才是最重要的。只有客人花钱买到了他想要的东西，价钱合理、服务周到、质量可靠，那客人还有什么抱怨的呢？
如果太忙，想一想，有没有好的软件或者工具可以帮忙，这样可以节省大量的时间，就再也不用熬夜加班啦。